コピー機をリースしても情報は守れる

文章や図版といったデータを取り扱う方は、作成したソフトウェアが使えなくなることを想像したことはあるでしょうか。

もし、ワードプロセッサなどがサポートされなくなって、大切な情報が閲覧できなくなってしまうと、閲覧のために高額な互換アプリを導入したり、再度閲覧するためのプログラムを開発しなくてはならなくなるなど、大変な損失になります。こうした現象は仮定の話ではありますが、官公庁においても危惧されている事態です。将来的に起こりうるこうした状況を回避するためには、重要書類の紙媒体を保管・複製することを検討する必要があります。また、同時に検討したいのが印刷に使用するコピー機をはじめとした機器をどう調達するかということです。

高額な物でありながら、新機種の登場も少なくないオフィス機器に関しては、使用頻度を考慮してリースを含めた借用を検討することが効率化につながります。しかしながら、情報を扱う機器をリースする場合、返却後にデータが漏洩しないかという不安もあるでしょう。この点に関しては、コピー機にデータが残るのは一時的であることや、コンビニのコピー機から情報が漏洩していないことから安全であるといえます。ただし、コピー機もオンラインになっていれば、パソコンやスマートフォン同様に情報漏洩の危険性があります。そのため、リースであるかにかかわらず、オンラインのセキュリティを確保するとともに、機密書類はオフラインの機体でコピーするなど工夫が必要です。

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